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行业资讯 hr做好员工信息登记有多重要?可能超乎你想象…

hr做好员工信息登记有多重要?可能超乎你想象…

发布时间:2023/04/07  

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近刷到一位hrbp的帖子,她的经历惊醒了很多人。

事情发生在去年。那天她发现一向准时的某个同事,居然过了上班点,还不见人。了解到同事既没请假也没出外勤,她急忙打电话过去,没想到怎么打都是关机。

眼看一直联系不上,她越想越怕,连忙向上级反映,并和另一位hr火速赶去同事家。

可公司只登记了入职时的地址,而那位同事早已搬离。当她俩赶到现场,只等到物业的一“查无此人”。

碰壁的她没有气馁。通过在全公司打听,终于了解到同事可能住在某某小区,但具体哪栋几号房,还是没眉目。

经过比对疫情防控时的报备及办理进出证登记的信息,最终她们终于锁定地址,并联系房东开了门。

开门的那刻,昏昏沉沉的同事才被叫醒过来,一旁的手机早因为没电关机…

这段经历一波三折,好在有惊无险。但有些“失联”的员工,因为没被及时发现,就没这么幸运了。

比如去年上热搜的25岁外卖小哥,一连几天昏迷在出租房没人发现。当房东觉得不对劲,拿来钥匙开门,但为时已晚。

有家公司的职员突发脑溢血晕倒在厕所,半天都没人发觉。被找到时,已错过最佳救治时间,不幸身亡…

这些活生生的案例警示着众人,也提醒着hr做好员工信息登记和更新的重要性。


作为员工管理的第一步,大部分单位在入职当天甚至面试后期,就要求填写员工信息登记表。可别小看这一张表,它的实际作用却不小。

在大多数场景中,员工信息登记表是个人档案的基础材料,也承载了很多功能。

比如紧急联系。

尤其是员工无故失联、发生工伤/工亡等情况,公司需要及时联系家属,确认相关情况,采取下一步对策。这时,员工的身份信息、pg电子网站的联系方式及住址、紧急联系人等信息的存档,就显得非常重要。

而且考虑到大家可能换号码或搬家,登记完成后定期进行更新,也必不可少。

背景调查是另一大功能。

比如大部分员工信息登记表,除了基本信息,同时要求填写教育经历、任职经历、亲友在司情况、历史薪资、离职原因、前上司及pg电子网站的联系方式等。

之所以展开地毯式的信息搜集,一方面是流程使然,一方面也是为入职前的背调做准备。

毕竟比起口说无凭,将关键信息通过白纸黑字的形式明确下来,不管后面交给hr还是第三方来背调,都对单位管控风险有利。

根据《劳动合同法》第26条:

以欺诈、胁迫的手段或乘人之危,使对方在违背真实意思的情况下订立或变更劳动合同的,可使劳动合同无效或部分无效。

这意味着:如果前期准员工提供的信息存在造假或欺诈,即便已经签订劳动合同,后期被发现,依然可能被据此解除劳动关系。

规避劳动风险是第三大功能。

比如员工信息登记表,明确了入职时间、岗位等信息,在没有正式签约的情况下,可以作为员工身份的补充材料,减少劳动争议。

如果员工在上下班途中遭遇事故,如何界定“上下班”,员工登记的住址就是重要参考之一。

再比如遇上员工留遗书失联、财务误发工资,员工辞职失联,或前员工骗取同事钱财这类曾上热搜的事件,此前员工登记的信息,也能协助警方调查,及时止损或避免类似悲剧的发生。

此外,双方出现劳动争议或仲裁,也可能用到此前登记的信息。

比如遇上员工长期无故旷工(过失性辞退),用人单位想以严重违反公司制度为由,合理解除劳动关系。比起直接解雇,提前书面告知并寄送劳动合同解除通知书到当事人住址,给到对方知悉确认的机会,这样的操作更合法,也更人性化。

在无过失性辞退中,提前30天通知,也需要有同样的操作。

但很多时候,人们忽视了这些,处理不当,反而给单位带来极大的风险。

就此来看,做好员工信息登记和更新虽是小事,但也是关系用人单位命脉的大事。


那怎么做,才算做好了员工信息的登记呢?

其实可以从以下几点来评估:

01
信息统计是否完备


其实眼下家的员工信登记表是不统一的,有的详细,有的简略,有的包含无用信息,有的则过分涉及个人隐私。


具体该包含哪些,各家可以随需求而定,但关键信息如上面提到的证件号、pg电子网站的联系方式、紧急联络人、地址(精确到门牌号)等必不可少。


需要作为背调依据,也可以加入教育经历、任职经历、历史薪资、离职原因、前上司及pg电子网站的联系方式等,并结合证件、证书、社保薪酬相关数据、离职证明等来综合验证信息的真实性。

02
信息更新是否及时


为减少统计的工作量,其实很多用人单位自员工入职后,信息登记表就没更新过。不用时,这么做不打紧;但要用时,能把人急哭…

那怎样的更新才算及时呢?

很多公司可能要求半年到1年更新一次,每次更新时由各部门收集好,统一发到hr那里进行汇总更新。这么做看似简单,其实工作量大,稍有疏忽,还可能引发混乱。

将更新的权利下放到个人,由hr进行审核和纠偏,是另一种思路。

常规做法是hr定期发送短信或邮件提醒员工去系统更新个人档案,验证内部通讯录的同时,还能交由个人上传身份证、学历证书等辅助材料,避免收集途中,可能存在的泄露风险。

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图为daydao更新员工档案

这种灵活、安全、方便、高效的形式,目前逐渐成为企业实现员工信息登记和更新的主流形态。

03
信息保管和保密是否完善


于对个人信息的保护,目前出售、非法提供公民个人信息被严厉打击,情节严重的,可处以3年以上7年以下有期徒刑。


而员工信息登记表牵涉甚广,除了本人,还涉及家属、前同事等,一旦保管不善,造成信息泄露,可能带来的危害极大。


为了避免这一点,做好信息的保管和保密,是信息登记完成后另一项重大任务。但具体怎么做,能尽可能减少泄露风险呢?


在纸质化档案管理的年代,保管好在职员工的档案信息,以及妥善保管和处理好离职员工的档案信息(注意:离职后不可马上销毁档案,如劳动合同,至少保存2年以上备查)是基础。


随着纸质档案由数字化管理迁移,信息的安全传输、数据的加密及脱敏处理、严格的权限管控等显得更关键。

当做好这几点,双方权益更容易得到保护,需要随需进行相关事务的应对和处理时,也将更得心应手。

以上就是今天的分享,希望有用~





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